Lo primero que debes saber es que la Oficina de Relaciones Internacionales (ORI) no es un apoyo. Siempre que no necesites recurrir a ella, no lo hagas. O acabarás por sentirte como un idiota, que se ha desplazado en numerosas ocasiones hasta la ventanilla de la ORI para no avanzar ni un paso.
Aquello que te preguntarás es: ¿por dónde comienzo? Pues allá vamos. Salvo minúsculas variaciones, las universidades de la Comunidad de Madrid se caracterizan por seguir el mismo procedimiento.
En primer lugar, debes realizar una propuesta de convalidaciones. Esta es un simple formulario en la que has de proponer asignaturas que realizaras en la universidad extranjera y que serán convalidadas por aquellas de similares características de tu plan de estudios.
En segundo lugar, debes rellenar el contrato. Este es otro documento que solo debes rellenar una vez tengas la propuesta de estudios. Es muy similar a la propuesta.
Una vez rellenos deben ser firmados por el coordinador Erasmus que te haya sido asignado. Es posible que debas hacer algunas modificaciones hasta que este se sienta conforme con tu propuesta. Después, ha de firmarlo tu coordinadora institucional. A esta la podrás encontrar en la ORI.
Una vez firmados estos papeles y quedándote con una copia, tendrás que rellenar una serie de documentos en tu universidad, y en la universidad de acogida. Los documentos de tu universidad te serán entregados en una reunión informativa; los de la universidad de acogida tendrás que buscarlos en su página web o ellos se pondrán en contacto contigo. En la mayoría de ocasiones, las universidades de acogida suelen volcar toda la información en su web, olvidándose hasta el último momento de sus alumnos de intercambio. Por ello, debes tener cuidado en que no se te pase ningún plazo.
Antes de partir, deberás firmar el convenio financiero con tu universidad. Este es un documento en el que se detallan todas las obligaciones y derechos del becario. Recuerda que es un contrato, por lo que no debes olvidar fírmalo.
Finalmente, es recomendable llevar contigo determinados documentos a la universidad de destino: copia de la propuesta y contrato de estudios (qué deberá ser firmada por tu coordinadora en la universidad de acogida), credencial erasmus (qué te dará tu universidad), copias del expediente y DNI, tarjeta sanitaria europea (simplemente tienes que acercarte a uno de los Centros de Atención e Información de la Seguridad Social y te lo hacen al momento) y, posiblemente, un acta de presencia (qué deberá ser firmado por un coordinador de destino para verificar tu estancia en el país. Este documento es de los más importantes: el pago de la beca depende de él)
